Google Workspaceのメール設定完了

二重配信設定の必要性

以前から仕事をしていく上で、スタッフ間の情報共有をもっとスムーズにできないか検討していたところ、Googleworkspaceの導入で成功した例が見つかりました。Google Workspaceの１４日間のお試し期間を活用してみることにしました。
Google Workspaceのことは全く知らなかったので、いろいろYouTubeで勉強を始めました。そこで一つの問題に直面しました。現在当社ではGmailをつかっておらず、Outlookを使用してお客様や業者と連絡を取り合ったり資料のやり取りしています。いずれはスタッフ全員をGoogleのクラウドシステムに移行しようと考えています。しかしGoogle Workspaceを導入と同時に一気に全部移行するのは業務に支障があると思ったのでどうしようかといろいろ調べていました。

まずは既存のメールソフトが使えるようにしておきながら、Google Workspaceを導入する方法として「二重配信」の設定を検討しました。
社内全体のコンセンサスをとるなど時代遅れ。まずは社長一人だけでも部分導入してみると決めて、早速二重配信の設定を業者頼もうと思いました。そして早速きょう作業に来てもらいました。

作業完了でGoogle Workspaceの部分導入成功

業者の方には、あらかじめ当社の現状を詳しく説明していました。業者の方作業手順書を持参されて、素人の私にもわかるように説明をしてくれました。さすが業者の方は手慣れていて仕事はスムーズに進みました。作業時間は３０分程度でメールの送受信が完了。
仕組みは簡単で同じメールドメインで今のメールサーバーからGoogle Workspaceのメールサーバーに転送する仕組みを設定してもらいました。結果的に、従来のメールシステムとGoogle Workspaceの両方が同時に使える状態になりました。数回テストメールを送受信して動作確認を終えました。

本日はわずかではありますが、当社の業務管理のI.T.化が進みました。去年の動きと全く違う動き方を明日から開始です。Google Workspaceを使用して動画の活用に進んでいこうと思います。世の中の流れに追いついていきたいです。
業務の見直しをどんどん進めて、スタッフのやる気を高めていけたら最高です。焦らず一歩一歩前進していきます。